Ako to vyzerá dnes
Faktúry prichádzajú e-mailom ako PDF, poštou na papieri a časť ako fotografia z mobilu. Niekto ich otvorí, prečíta dodávateľa, sumu, dátum splatnosti a variabilný symbol a prepíše ich do účtovného systému. Pri troch stovkách dokladov mesačne je to niekoľko dní práce, ktorá nikoho nebaví a v ktorej vznikajú preklepy.
Ako to vyzerá po nasadení
- Faktúra príde do vyhradenej schránky alebo sa odfotí v mobile.
- Systém z nej prečíta dodávateľa, IČO, sumu, DPH, dátum vystavenia a splatnosti, variabilný symbol a jednotlivé položky.
- Údaje sa porovnajú s objednávkou alebo s príjemkou na sklade — nesúlad sa označí.
- Doklad sa zapíše do účtovného systému a priloží sa k nemu originál.
- Čo si systém nie je istý, ide človeku na potvrdenie. Nie celý doklad — len tá jedna položka.
Čo sa dá reálne dosiahnuť
Pri bežných dodávateľských faktúrach v slovenčine a češtine sa dostávame na úroveň, keď väčšina dokladov prejde bez zásahu človeka a zvyšok sa dostane na kontrolu s vyznačeným miestom, ktoré treba potvrdiť. Presné číslo závisí od kvality podkladov — sken z faxu a fotografia pokrčeného papiera sú iná disciplína než PDF vygenerované z účtovného systému.
Preto vždy začíname pilotom na vašich vlastných faktúrach. Až ten povie, akú úspešnosť čakať — a či sa investícia vôbec oplatí.
Kde je hranica
Automat nerozhodne o tom, či je faktúra oprávnená, či ste tovar naozaj dostali a či cena zodpovedá dohode. Vie porovnať doklad s objednávkou a upozorniť na rozdiel, ale schválenie zostáva na človeku — a má tam zostať. Cieľom nie je vyhodiť kontrolu, ale zbaviť ju prepisovania.
Rovnako neriešime za vás daňové posúdenie. Systém zaradí doklad podľa pravidiel, ktoré nastavíte spolu s účtovníkom; výnimky ostávajú na ňom.
Na čo sa napája
Robili sme napojenia na bežné slovenské účtovné systémy aj na skladové a e-shopové riešenia. Ak systém má rozhranie, napojíme sa naň; ak nemá, dá sa riešiť importom v dohodnutom formáte. Prvá otázka na úvodnej konzultácii preto býva, čo používate a čo z toho vie exportovať.